Privacy

1. Algemeen

Prosite BV, met maatschappelijke zetel op het Industriepark Zone 2, Soldatenplein 51, 3300 Tienen en ingeschreven bij de KBO onder nummer 469.076.261 (hierna " Prosite") treed op als verwerkingsverantwoordelijk voor de personengegevens die ze verwerkt conform onderhavig privacy beleid

2. Toepassing

Deze Privacy Policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van onze website.

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("Algemene Verordening Gegegevensbescherming"), de wet van 8 december 1992 ("Privacywet"), de wet van 13 juni 2005 ("Wet Elektronische Communicatie") en de bijhorende uitvoeringsbesluiten, alsook enige toekomstige wijzigingen hiervan, regelen de bescherming van uw persoonsgegevens.

Voor meer informatie verwijst Prosite u graag door naar de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer [https://www.privacycommission.be/nl].

3. Verwerking van persoonsgegevens en verantwoordelijkheden

Onder "persoonsgegevens" wordt het volgende verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"), met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die Prosite verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die de bezoeker zelf invoert via de verschillende pagina's van onze website(s) en die Prosite verkrijgt door het gebruik van onze website(s) en/of onze producten en/of diensten.

Prosite treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar klanten voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy.

4. Doeleinden

Prosite verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens:

Voor wat noodzakelijk is bij de voorbereiding of uitvoering van ons contract; • Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en • Wanneer Prosite daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld, al naargelang het geval, het verwerken van persoonsgegevens nuttig, maar niet noodzakelijk voor de uitvoering van een contract, het verwerken van persoonsgegevens van natuurlijke personen verbonden aan een klant of leverancier van Prosite bij uitvoering van een contract (vb. contactgegevens vertegenwoordiger van een klant of leverancier), het voeren van direct marketing, het voorkomen van fraude, het beheren van interne administratie of het bewaken van een passende netwerk- en informatiebeveiliging, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.

Mits toestemming, voor zover vereist, verzamelt Prosite persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

• Om de aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling te nemen.
  Als u onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor Prosite's nieuwsbrief, dan heeft Prosite in ieder geval uw adresgegevens nodig. Alle informatie die Prosite in deze precontractuele fase over u ontvangt, gebruikt Prosite alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals udat wilt. Ook wanneer u of uw vennootschapuiteindelijk beslist om klant te worden bij Prosite, zal Prosite u om een aantal persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, klantennummer, en zal Prosite ook bepaalde gegevens aan u toewijzen, zoals logingegevens.
• Om de beste service aan te bieden en te informeren over gebruiksmogelijkheden.
  Prosite gebruikt persoonsgegevens voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van producten en diensten en voor administratieve doeleinden.
• Om te informeren over (nieuwe) producten en diensten van Prosite.
  Prosite kan persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan Prosite meent dat die interessant kunnen zijn voor u. U kan zich voor dit soort berichten afmelden, zie verder.
• Om prestaties op te volgen.
  Prosite kan persoonsgegevens en consumentenprofielen gebruiken om haar producten en diensten te evalueren. Dat omvat onder meer: het vragen van feedback over diensten (bijvoorbeeld via marktonderzoek), gegevens die we bekomen tijdens antwoorden op vragen van klanten, het opsporen van fraude en kwaliteitsborging.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
  In heel wat gevallen is Prosite wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in het licht van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kan Prosite worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen.
• Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse.
  Prosite kan anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van haar diensten. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die Prosite uit deze analyses haalt, wordt gebruikt om het huidige producten- en dienstenportfolio en Prosite's processen te evalueren en deze aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.

Indien Prosite de ontvangen persoonsgegevens wenst te gebruiken voor andere gewettigde doeleinden dan hierboven vermeld, zal Prosite U als betrokkene hierover inlichten.

5. Beveiliging

Prosite streeft er te allen tijde naar om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in de fysieke kantoren als op het netwerk van Prosite. Prosite draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

Indien er zich een gegevenslek zou voordoen met ongunstige gevolgen voor persoonsgegevens, dan wordt de klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Het aantal medewerkers van Prosite dat toegang heeft tot persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicatie die via het netwerk van Prosite verloopt (bijvoorbeeld: e-mailverkeer, hosting, …) is beschermd door de bepalingen over het telecommunicatiegeheim. Dat houdt in dat Prosite en zijn medewerkers buiten de door de wet opgesomde uitzonderingen geen kennis mogen nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke communicatie.

Prosite's website vermeldt soms links naar sites van derden (sociale media, organisatoren van door Prosite gesponsorde events) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van deze Privacy Policy vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens.

6. Verstrekken van gegevens aan derden

Prosite verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen noch worden deze doorgegeven aan derden tenzij:

• Aan onze rechtsopvolgers en andere bedrijven binnen de Prosite vennootschapsgroep. Prosite geeft persoonsgegevens door aan eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen (zoals dochter- en zusterbedrijven) voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in deze Privacy Policy.
• Dit nodig is voor onze dienstverlening. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken wij samen met derde partijen of schakelen wij onderaannemers in. Deze derde partijen worden steeds zorgvuldig geslecteerd en er is steeds een overeenkomst tussen Prosite en deze derde partij conform de toepasselijke wetgeving. Voor meer informatie over onze onderaannemers kan u ons steeds contacteren via de contactgegevens onder punt 10. Wanneer een persoons weigert dat zijn gegevens worden doorgegeven, is het mogelijk dat sommige diensten niet meer kunnen worden aangeboden door Prosite.
• Voor haar boekhoudkundige verplichtingen kunnen uw persoonsgegevens overhandigd worden
• Er een wettelijke verplichting is zoals aan overheidsdiensten en toezichtsorganen . Prosite verwijst hiervoor naar punt 4 van deze Privacy Policy.
• Er een gerechtvaardigd belang is voor Prosite. Dit gebeurt enkel mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder doorwegen.
• Prosite toelating heeft ontvangen van de betrokkene.

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermt Prosite alle persoonsgegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving. Indien het contract in kwestie inhoudt dat persoonsgegevens dienen door gegeven te worden aan niet-EU landen of aan internationale organisaties zal Prosite U hierover inlichten én melden of er al dan niet een adequaatheidsbesluit bestaat en of dat er passende of geschikte waarborgen zijn bij de overdracht.

In sommige gevallen gebruikt Prosite anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

7. Rechten van de betrokkene

U kan een aantal rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen ten aanzien van Prosite, voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving.

U kan deze rechten uitoefenen door gebruik te maken van de contactgegevens vermeld onder punt 10 van deze Privacy Policy. Prosite zal dergelijke verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg verlenen aan dergelijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één (1) maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Om uw rechten uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. De aanvraag kan gestuurd worden naar de gegevens vermeld onder punt 10 van deze Privacy Policy.

Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische Privacy Commissie) ( commission [at] privacycommission [dot] be).

• Recht op bezwaar
  U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van Prosite. Indien door u bezwaar gemaakt wordt, staakt Prosite de verwerking van die persoonsgegevens tenzij Prosite dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• Recht op inzage en transparantie
  U hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:
  • Of wij persoonsgegevens van u verwerken; 
  • Voor welke doeleinden wij die verwerken;
  • Welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
  • Met welke categorieën van derden wij uw persoonsgegevens delen;
  • Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
  • Welke rechten u heeft.
• Recht op rectifictie en gegevenswissing
  U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarvoor kan onze klantendienst gecontacteerd worden. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals in geval van een verhuis. U heeft tevens het recht om, zonder onredelijke vertraging, wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre: Prosite zal u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht sturen. Bij gedeeltelijke verwijdering zal Prosite eveneens toelichten waarom niet volledig aan het verzoek kon worden voldaan. Het is mogelijk dat, afhankelijk van de aard van het verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aangeboden worden door Prosite. Prosite kan ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Prosite bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden).
  • de persoonsgegevens niet langer zijn nodig zijn voor de doeleinden;
  • er niet langer een rechtsgrond voorhanden is;
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking, en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking door Prosite;
  • de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn; of
  • de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Prosite rust.
• Recht op beperking van de verwerking
  Ook heeft u als betrokkene het recht om van Prosite de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing is:
  • u betwist de juistheid van de persoonsgegevens, in welk geval de verwerking beperkt wordt gedurende een periode die Prosite in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
  • de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  • Prosite heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • u heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Prosite zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

  In geval van beperking van de verwerking, mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door Prosite.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid
  Voor persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procédés, heeft u als betrokkene het recht om deze gegevens van Prosite te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, alsook om Prosite te verzoeken om die gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is, als u wenst over te stappen naar een andere aanbieder.

8. Bewaartermijnen

Prosite bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang nodig is om de doeleinden zoals beschreven in punt 4 te realiseren.

De persoonsgegevens zullen tot maximaal 10 jaar na beëindiging van uw contract bewaard worden waarna de gegevens hetzij vernietigd, hetzij geanonimiseerd worden.

In uitzonderlijke gevallen waarbij er nog een rechtmatig belang zou zijn voor Prosite om na 10 jaar bepaalde persoonsgegevens te bewaren zal Prosite u daarvan onverwijld inlichten.

9. Contactgegevens

Een vraag of verzoek in verband met persoonsgegevens of deze Privacy Policy kan te allen tijde gericht worden aan: Prosite BV, met maatschappelijke zetel op het Industriepark Zone 2, Soldatenplein 51, 3300 Tienen, info [at] prosite [dot] be

10. Wijzigingen

Prosite behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan aan U ter kennis worden gebracht